6 ปัญหาถ้าธุรกิจคุณทำงานไม่เป็นระบบ

1. สั่งงานลูกน้อง ตามงานไม่ได้ไม่รู้ว่างานอยู่ Process ไหนแล้ว ทำให้งานไม่เสร็จตามกำหนด

คนไหน Performance ดี คนไหน Performance ไม่ดี 

อันนี้เป็นปัญหาโลกแตกเลยครับ ตอนเปิดธุรกิจแรก ๆ มีปัญหานี้เหมือนกันตลอดเลยครับ พนักงานเข้า-ออกบ่อย ต้องเสียเวลาเทรนงานตลอด กลัวงานเยอะไปบ้าง บางที่ก็งานน้อยไป จัดสรรงานไม่ถูก

ตอนนั้นลองคิดดูว่าธุรกิจใหญ่ ๆ เค้าทำกันยังไง ทำไมไม่เคยเห็นเจ้าของมาคุมเลย ก็เลยลอง Copy Model วิธีการทำงานของเค้ามาปรับใช้ ก็เลยทำให้มีเวลาเหมือนทุกวันนี้ครับ

ในวันที่เข้าออฟฟิต อาทิตย์ละ 2 วัน และบริหารงานได้หลายธุรกิจ (ถ้าคุณยังไม่รู้จักผม ผมทำงานประจำมาก่อน และออกมาทำธุรกิจตั้งแต่ปี 2012 ช่วงโฆษณา Social มาแรก ๆ ทำธุรกิจเน้นการทำโฆษณาเป็นหลัก เรียกได้ว่า ถลำลึก เป็นสายเทคนิคยิงโฆษณาที่แท้จริงเลยครับ ไม่สนใจเรื่องบริหารเท่าที่ควร สรุปภายในเละเลยครับ 

ในวันที่คิดได้ ปรับวิธีใหม่ ทุกวันนี้ปัญหาเหล่านี้ลดลงมากเลยครับ ติดตามงานได้เกือบ 100%หรือแย่ที่สุดมีพนักงานคนสำคัญออก ทุกอย่างก็ดำเนินได้อย่างปกติ ทุกวันนี้มีเวลาอยู่กับลูกอาทิตย์ละ 5 วัน และบริหารงานจากที่บ้านได้ตลอดครับ 🙂

ที่ผมอยากบอกก็คือ… ระบบแบบนี้มันทำได้จริงๆครับ สามารถทำได้ด้วยตัวเอง และผมก็ทดลองมามากมาย หลายทางจนได้แนวทาง

และผลลัพท์ที่ “ทำได้จริง”

2. จุดวอลเลยบอล งานบางจุดไม่มีคนทำ หรือบางจุดทำงานซ้ำซ้อนกัน

สิ่งแรกที่ต้องถามว่า …. งานคุณมี Process เป็นยังไงบ้าง และมี Process ไหนที่ไม่จำเป็น หรือมากเกินไปไหม หรือจุดไหนไม่มีใครทำ หรือทำซ้ำซ้อนกัน คำถามคือ

คุณต้องตามแก้ปัญหาเหล่านี้ทุกวันไหม??

ผมจะบอกแนวทางที่ผมทำ จริง ๆ เค้าเรียกว่า Mini Blue print System ไม่ได้สนใจเรื่องการทำโฆษณา หรือการขายอย่างเดียว แต่เป็นการกลับมามองภายใน ทำ ระบบที่มีมาตราฐาน เพื่อลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น ลดการเสียเวลา เสียทรัพยากร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สามารถส่งมอบคุณค่า ของสินค้าและบริการที่ดีให้ลูกค้าได้

 “ระบบ Mini Blue print System“ มันใช้ได้ผลดีมากๆ 

ถ้าคุณย้อนขึ้นไปดู จะเห็นว่าผมทำหลายธุรกิจมาก ๆ และยังมีเวลาให้ครอบครัว

เพราะทุกอย่างก็สามารถบริหารงานผ่านมือถือได้เลย!

3. ต้องเข้า office หรือโรงงานไปคุม ทุกวัน ทำให้ไม่มีเวลา หรือต้องจ้างพนักงานอีกคน มาเพื่อคุมงานอีกคนหนึ่ง

อันนี้บอกเลยว่า อาจเป็นความเข้าใจผิดเลยทีเดียว??

คุณเชื่อไหมครับ แรก ๆ ที่ผมทำธุรกิจ เป็นแบบนี้เลย เข้าบริษัทเช้า 8:00 ออกเที่ยงคืน

จ้างพนักงานคนนึง มาคุมอีกคนนึง อันี้ก็เป็นอีกหนึ่งอย่าง ที่ผมทำ

“จริง ๆ แล้วมันไม่ได้เกี่ยวว่าเรา เข้าไปคุมไหม”

แต่มันเกี่ยวกับระบบ ว่า Tracking หรือตรวจสอบได้มั้ยมากกว่า เพราะการที่เราต้องไปคุม หรือจ้างหัวหน้ามาคุมอีกที ก็เพราะเรา ต้องการตรวจสอบ ให้งานออกมาดี ใช่หรือไม่ครับ

ถึงแม้จะเข้าออฟฟิตทุกวัน แต่ถ้า ตรวจสอบงานงานไม่ได้ก็ไม่มีประโยชน์

ที่สำคัญพนักงาน ยุคนี้ ก็ไม่อยากให้เราไปจู้จี้ ควบคุม สั่งงานตลอด …. แล้วถ้าไม่ควบคุม งานจะออกมาดีได้ยังไง ??

บอกเลยครับว่า “ระบบ”ช่วยได้

4. งานมีหลายหน้าที่ หลาย Project ให้ดูแล ทำให้วุ่น และพลาดงานสำคัญ

อันนี้ก็เคยเป็น 1 ปัญหาของผมเหมือนกัน

เมื่อหลายปีก่อน ไม่ได้มีเทคโนโลยี ที่เยอะขนาดนี้ ทำให้การบริหารงานแต่ละอย่างทำได้ยากจริง ๆ ครับ

แต่สมัยนี้มันง่ายขึ้นเยอะ มาก ๆ เพราะเราเอาเทคโนโลยี้เข้ามาช่วย เพียงแต่ต้องเลือกดี ๆ ให้เหมาะกับเรา เพราะไม่งั้นจะเป็นการสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ 

เราแค่ต้องรู้ว่าเอา เทคโนโลยี ตัวนี้ มาแก้ปัญหาอะไรให้เราก็พอ

แล้วคนไม่เก่ง เทคโนโลยี้ จะทำได้มั้ย??

เดี๋ยวนี้ มันมีตัวช่วยเยอะครับ แค่เพิ่ม Know How นิดหน่อย เราก็สามารถนำไปปรับใช้ได้แล้วครับ …. สรุปคือไม่เก่งเทคโนโลยีก็ทำได้ครับ … เพียงแค่ต้องเรียนรู้เพิ่มเติมนิดหน่อย

5. ปัญหาเอกสารหาย หาเอกสารไม่เจอ

อันนี้พบเจอบ่อยครับ กว่าจะหาเอกสารแต่ละอันใช้เวลานาน เพราะเอกสารมันเยอะนะ

ซ้ำร้ายหาไม่เจอ เพราะพนักงานลาออกแแล้วรู้อยู่คนเดียวว่าเอกสารอยู่ไหน 

มันนี้ปวดหัวครับ ยิ่งถ้าออกไม่ดี อาจหาเอกสารไม่เจอเลย

ตอนนี้เรา google app สามารถเก็บเป็น ไฟล์ Digital ได้แล้ว มีทางเลือกในการจัดเก็บที่หลากหลายมากครับ

แค่ต้องจัดเก็บให้เป็น ระบบ ระเบียบ แค่นี้ปัญหาอันนี้ก็จะหายไปได้

อันนี้สำคัญเลยนะครับ เพราะเอกสารบางอย่างหายแล้วจะยุ่งครับ 

6. ยิงโฆษณา เสียเงินจำนวนมาก แต่ติดตามลูกค้าไม่เป็นระบบ ทำให้พลาดโอกาสในการขาย

ซ้ำร้าย “แข่งกันลดราคากันทั้งตลาด ทำให้เกิดสงครามราคา”
ค่าโฆษณาก็แพงขึ้น แถมต้องแข่งราคาอีก …อัยย๊ะ
อันนี้เจอกับตัวเลยครับ เพราะ 1 ในธุรกิจที่ผมทำ คือ คือสื่อสิ่งพิมพ์ ที่เรียกได้ว่าเป็นธุรกิจที่น่าจะถูก Disruption มากที่สุด และมีการแข่งขันด้านราคาที่เรียกว่าสูงมากที่สุด

วิธีแก้ที่ผมใช้คือการเพิ่ม “ CLTV : Customer Lifetime Value “ คือการที่ทำให้ลูกค้าซื้อสินค้าหรือสนับสนุนเราระยะเวลานานขึ้น หรือตลอดไป (ถ้าทำได้จะเยี่ยมเลยครับ)

โดยเริ่มจากการปรับเปลี่ยนภายในเพื่อสร้าง Value ที่ส่งมอบให้ลูกค้า
ด้วยการ นำระบบที่มีมาตราฐาน และเทคโนโลยีเข้ามาใช้
ทุกวันนี้ใครจะเชื่อครับ ที่โรงพิมพ์ในส่วน Operation เราไม่ได้ใช้กระดาษกันแล้ว ทุกอย่างเป็น online ที่สามารถเรียกดูข้อมูลได้ตลอด มีเวลาว่างให้ครอบครัวมากขึ้น สามารถทำงานได้จากทุกที่ แถมกิจการเติบโตหลายเท่า ทั้งหมดนี้เกิดจากที่เรา ทำระบบภายในให้ดี เพื่อส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้าเราได้มีความสุขได้ แล้ว “ CLTV : Customer Lifetime Value “ ก็สูงขึ้นครับ 🙂

หลายคนบอกว่า เราต้องจ้าง Developer ราคาแพง ๆ (ที่สำคัญตอนนี้หายากด้วยนะครับ) ต้องใช้เงินลงทุนเยอะ อันนี้ผมต้องบอกว่าคนเข้าใจผิดเยอะมาก…ยกเว้นกิจการใหญ่มาก หรือมีความซับซ้อนมาก อันนี้ต้องเขียนโปรแกรมใช้เองจริง ๆ ครับ

แต่ถ้าไม่ได้ขนาดใหญ่ถึงขั้น พนักงาน 500 คนขึ้นไป ไม่จำเป็นเลยครับ… เราสามารถใช้เทคโนโลยี หรือ Software เข้ามาช่วยได้เลย (ซึ่งบางอันฟรี ด้วยนะครับ)

ที่สำคัญคือระบบของเค้าสามารถใช้งานได้เลยทันที ไม่ต้องจ้าง Developer ราคาแพง ๆ ด้วย
เราอยู่ในยุคที่หุ่นยนต์และ AI สามารถทำงานแทนเราได้เยอะแล้วนะครับ

ถ้าคุณทำงานโดยที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์จาก เทคโนโลยีนี้ ผมว่าคุณอาจจะมีความเสี่ยงที่จะตกยุคอยู่ครับ
แล้วถ้าปัญหาของคุณ คือไม่รูจะเลือกใช้ Software ตัวไหน เพราะตอนนี้ตัวเลือกมันดันเยอะเกินไป กว่าจะลงตัวเลือก Software มาใช้ในการ Run ธุรกิจได้เรียกว่าเสียเงินทดลองไปเยอะเลยแน่ ๆ ครับ ><”

คุณรู้ใช่ไหมครับ เดี๋ยวนี้เราสามารถหาข้อมูล Software ต่าง ๆ ได้จาก google แล้วก็จะมีบทความอธิบาย เปรียบเทียบ Software ต่าง ๆ มากมาย แล้วคุณจะเชื่อถือข้อมูลอันไหน บางอันเจ้าของ Software ก็เขียนเอง (:ซึ่งไม่มีใครเขียนไม่ดีอยู่แล้วครับ) แล้วจะเชื่ออันไหนดี??

เชื่อไหมครับ การเอาเทคโนโลยี หรือ Software อันนึงไปใช้กับธุรกิจ จะเปลี่ยนทีเป็นเรื่องยากมาก ๆ แล้วคุณจะเชื่อถือข้อมูลที่หาเจอจาก Google ได้จริงๆหรือ?

ในขณะที่ถ้ามีคนคนนึงเป็นที่ลงมือทำจริง มีผลลัพท์จับต้องได้ เค้าสามารถแก้ปัญหาที่ว่านั้นได้จริงๆ มีข้อมูลประวัติลูกค้าของเค้าที่เค้าช่วยแก้ปัญหาได้จริงๆ

ถ้าให้เทียบกันว่าคุณจะเชื่อถือฝั่งไหนมากกว่า คุณจะเลือกเชื่อฝั่งไหนระหว่างข้อมูลที่เจอบน Google กับ ข้อมูลที่ได้มาจากคนคนนี้?

ผมอยากจะบอกว่า
เราอยู่ในยุคที่ .. คนที่ปรับเปลี่ยนได้ก่อนจะเป็นผู้ชนะ สำหรับคนที่สามารถใช้เทคโนโลยีได้
เพราะฉนั้นแล้ว… ใครที่สามารถเริ่มได้ก่อนย่อมได้เปรียบครับ

กล้าที่จะเปลี่ยนแปลงตัวเอง ยอมรับสิ่งใหม่…สิ่งที่เคยทำสำเร็จในอดีต อาจไม่สำเร็จในอนาคต
“ในโลกที่ความไม่แน่นอน คือความแน่นอน”